| 歸檔文件整理規則之“責任者” |
| 發布日期：2026-01-27 來源：武漢云典智能科技有限公司 作者：辦公室 瀏覽次數：1147 字體: 小 中 大 |
責任者是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。 責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或若干人，它是文件的組成部分，也是文件重要的外形特征，對于確定文件來源有著重要的作用，是檢索利用檔案的重要途徑。 （1）填寫責任者項時應使用全稱或通用簡稱，不使用“本部"、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。 （2）聯合發文時一般應將所有責任者照實著錄，責任者過多時可適當省略，但應注意：一是立檔單位是責任者的必須著錄，以體現“以我為主”的歸檔原則；二是文號所代表的機關必須著錄。 （3）個人作為責任者的文件材料，責任者應著錄個人責任者。個人責任者著錄時應在姓名后著錄職務、職稱或其它職責，并加“（）”號。文件所署個人責任者有多種職務時，只著錄與形成文件相應的職務。不能使用“王局長"等含義不明的責任者。少數民族個人責任者稱謂各民族有差異，著錄時，應依照該民族的署名習慣著錄。外國責任者，姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“（）”號。如：（美）愛因斯坦（Einstein，A.）。 （4）機關內部文件等“白頭文件"，由于各種原因，常會出現未署責任者的情況，編目時應盡量根據文件內容、形式等特征加以考證并著錄。 （5）多人的介紹信（存根）組成一件時，責任者應著錄本機關全稱或不發生誤解的通用簡稱。 （6）多份簡報組成一件時，責任者應著錄本機關全稱或通用簡稱。 |
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