| 【檔案知識】實體檔案進館的工作流程 |
| 發布日期：2026-02-01 來源：武漢云典智能科技有限公司 作者：辦公室 瀏覽次數：1667 字體: 小 中 大 |
進館檔案要求 （一）質量要求 文書檔案的整理要按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（8號令）、檔案著錄規則、歸檔文件整理規則、紙質檔案數字化規范等有關標準要求進行規范化整理。 （二）檢索要求 應編制和配備相應的檢索工具，主要包括全宗指南、機讀目錄、簿式目錄等。 按照《全宗指南編制規范》(DA/T14-2012)，全宗指南為段落式條目信息，由全宗指南名稱、全宗來源簡況、檔案內容與成份介紹、檢索查閱注意事項四部分組成。 文書檔案按“卷”整理的，編制案卷目錄和全引目錄三套，移交進館兩套；按“件”整理的，編制歸檔文件目錄四套，一套隨檔案放至檔案盒內，兩套移交進館，另一套單位備存。 （三）驗收進館檔案質量時應報送的相關材料 （1）機讀目錄數據 （2）紙質檔案數字化原文圖像數據 （3）檔案整理方案 （4）歸檔范圍及保管期限表 （5）全宗指南 （6）組織機構沿革 （7）大事記 （8）案卷目錄及全引目錄 （9）交接文據 檔案移交進館工作流程 1.預約。市檔案館檔案編研宣傳科根據各進館單位預約情況，制作《進館檔案檢查驗收計劃》。 2.驗收。市檔案館檔案編研宣傳科根據《進館檔案檢查驗收計劃》，對各單位的進館紙質檔案進行檢查驗收，反饋存在問題，出具《紙質檔案檢查驗收存在問題清單》，交由進館單位進行整改。整改完畢再次進行檢查驗收，直至驗收合格。驗收合格后，檢查驗收人員在《紙質檔案交接文據》上簽字，進館單位將電子檔案送交編研宣傳科檢查驗收。 3.交接。進館單位將簽好字的檔案館紙質檔案交接文據、檔案館電子檔案交接文據、涉密檔案移交目錄（各一式三份）、檢索工具及各類進館材料送交檔案編研宣傳科，經雙方清點核對無誤后，市檔案館與移交單位辦理檔案進館交接手續，完成檔案進館工作。 4.后續。辦公室負責進館檔案的消毒、入庫、上架等工作。 檔案進館注意事項 （一）進館單位的紙質檔案和電子檔案均檢查合格后，方可辦理檔案進館移交手續。 （二）進館單位應將同一年度形成的文書檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實物檔案等各門類檔案一并收集歸檔，分別整理合格后，同步移交進館。 （三）同一年度形成的涉密文件整理時應單獨組卷或裝盒。 （四）做好移交檔案的解密劃控和信息公開說明工作。在檔案達到進館期限移交各級國家綜合檔案館前，按照“誰定密、誰解密”的原則，各進館單位檔案部門應及時組織相關部門對應進館涉密檔案逐份進行檔案秘密變更和解密清理工作，編制涉密檔案移交目錄，以書面公函形式通知同級綜合檔案館。未進行解密劃控與信息公開說明的檔案不予進館。
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